Waarom kan een jaaragenda de examencommissie enorm helpen?

Themablogs examencommissie vo

Door Jaap Brunnekreef, adviseur leren & toetsen én trainer bij Teelen

De afgelopen maanden heb ik diverse trainingen mogen verzorgen voor examencommissies in het voortgezet onderwijs (vo). Veel examencommissies worstelen met de vraag hoe zij de veelheid aan taken, die vanuit de wet bij hen worden neergelegd, het beste kunnen inplannen in het schooljaar. In deze blog bespreek ik hoe een jaaragenda de examencommissie enorm kan helpen.

Wettelijke taken

Sinds 1 augustus 2021 is het voor elke school in het voortgezet onderwijs verplicht om een examencommissie te hebben. In de Wet Voortgezet Onderwijs 2020 (artikel 2.60e) staan diverse taken benoemd die de examencommissie moet uitvoeren. Denk hierbij aan het opstellen van een examenreglement, het maken een voorstel voor een programma van toetsing en afsluiting (PTA) en het evalueren van de kwaliteit van schoolexamens op inhoud. Het is de bedoeling dat de examencommissie gedurende het schooljaar alle wettelijke taken uitvoert.

Puzzelen

Wat ik heb gemerkt tijdens mijn trainingen is dat veel taken aan het begin én aan het einde van het schooljaar worden gepland. Dat is niet altijd even handig. Het kan dan verhelderend werken om alle wettelijke taken als een soort puzzel door het schooljaar heen te gaan leggen. Hierdoor ontstaat ook direct inzicht in mogelijke pieken. Vervolgens kunnen de taken evenredig over het schooljaar verdeeld worden in een jaaragenda. Daarmee zorg je er ook direct voor dat een afgeronde taak niet opnieuw op de agenda komt. Zo ontstaat er rust en duidelijkheid binnen de examencommissie.

Werkwijze

De opgestelde jaaragenda met taken is ook direct de officiële werkwijze van de examencommissie. En daarmee heeft de examencommissie voldaan aan één van haar wettelijke taken: het opstellen van regels over de werkwijze (art. 2.60e lid 2). Het volgen en uitvoeren van de jaaragenda (ook wel jaarcyclus genoemd) is immers hun werkwijze. Onze ervaring is dat de jaaragenda door elke examencommissie op een andere manier wordt gelegd. Er bestaat dan ook geen goede of foute volgorde. Pas de jaaragenda dus vooral aan op de behoeften en prioriteiten van de eigen examencommissie.

Andere taken

Naast de wettelijke taken, heeft de examencommissie ook andere verantwoordelijkheden, zoals het adviseren van en overleggen met de schoolleiding en het geven van feedback op de toetsvisie en het toetsbeleid van de school. Ook deze taken verdienen een plekje in de jaaragenda.

Inhoudelijke evaluatie

Het evalueren van de inhoudelijke kwaliteit van de schoolexamens verdient hierbij een aparte vermelding. Dit is een moeilijke taak die door veel examencommissies niet of slechts één keer per jaar wordt uitgevoerd. Het kan helpen om het evalueren van de inhoudelijke kwaliteit van schoolexamens in elk geval één keer in het midden van het schooljaar te plannen, wanneer er meer rust is in de takenplanning. Daarnaast is er in het midden van het schooljaar vaak meer relevante informatie beschikbaar over de schoolexamens, waardoor er gerichtere verbeteradviezen gegeven kunnen worden.  

Het jaarverslag

Tot slot wordt het schrijven van het jaarverslag door examencommissies vaak gepland op het einde van het schooljaar. Dat is eigenlijk niet praktisch. Het is een flinke kluif om aan het einde van het schooljaar nog een heel jaarverslag te moeten schrijven. Wat helpt is om het jaarverslag te integreren als een continu proces binnen de jaaragenda. Als bijvoorbeeld het voorstel voor een examenreglement is besproken en afgerond, kunnen de bevindingen en verbetervoorstellen direct worden opgenomen in het jaarverslag. Hiermee wordt het schrijven van het jaarverslag een beheersbare taak.

Meer weten?

Mocht je meer willen weten over onze training voor examencommissies in het vo, neem dan contact met ons op.