Een goed jaarverslag schrijven, hoe doe je dat?

Themablogs examencommissie vo

Door Jaap Brunnekreef, adviseur leren & toetsen én trainer bij Teelen

Voor veel examencommissies is het schrijven van het jaarverslag een uitdaging. Het schrijfproces kan namelijk behoorlijk wat tijd in beslag nemen. Is er een manier om dit proces efficiënter te maken? En waar moet je eigenlijk op letten bij het opstellen van een jaarverslag? In deze blog beschrijf ik hoe je op een doeltreffende wijze een jaarverslag kunt schrijven. Ik bied inzichten over wat er volgens de Wet op het voortgezet onderwijs (WVO 2020) in opgenomen moet worden en deel tips om te voorkomen dat het opstellen van het jaarverslag een lastminute klus wordt.

Wat moet er in het jaarverslag staan?

Het is belangrijk om te starten met een gestructureerde en duidelijke opzet van het jaarverslag. Dit helpt om overzicht te houden en geeft houvast bij het verzamelen van de benodigde informatie.

De inhoudsopgave kan er dan als volgt uitzien:

1. Inleiding

Ik raad je aan om te beginnen met een korte inleiding waarin de werkwijze en de specifieke doelen van de examencommissie over het afgelopen schooljaar worden toegelicht. Daarnaast kan je kort de examencommissieleden voorstellen en iets vertellen over hun taken. Vervolgens is het goed om de werkwijze van de examencommissie toe te lichten met daarbij een korte beschrijving van de jaarcyclus (wanneer ga je welke taken uitvoeren, zie ook mijn blog over de jaaragenda van de examencommissie). Tot slot beschrijf je hier hoe de examencommissie gefunctioneerd heeft. Het gaat hier met name om de vraag of de examencommissie het gevoel heeft dat zij deskundig en voldoende onafhankelijk heeft kunnen functioneren.

2. Taakinvulling wettelijke opdracht

In het tweede hoofdstuk van het jaarverslag leg je verantwoording af over de uitvoering van de wettelijke taken. De vraag is daarbij hoe er door de examencommissie gewerkt is aan de wettelijke taken en opdrachten van de examencommissie, zoals is beschreven in de art. 2.60e lid 1 t/m 5 van de WVO 2020. Per onderdeel van deze wet kan de examencommissie kort beschrijven hoe zij het afgelopen schooljaar aan deze taken heeft gewerkt. Mijn ervaring is dat lang niet alle examencommissietaken worden uitgevoerd en dat de beschrijving van dit onderdeel daarom vaak niet compleet is.

3. Evaluatie schoolexaminering

In dit hoofdstuk staat de evaluatie van de kwaliteit van de schoolexaminering centraal (zie ook mijn blog over de werkwijze van de examencommissie). Dit onderdeel bevat de belangrijkste conclusies die op basis van die evaluaties naar voren kwamen. Vervolgens kan de examencommissie aangeven of zij voldoende vertrouwen heeft in de kwaliteit van de schoolexaminering van de betreffende vaksectie of dat er nog verbeteringen mogelijk zijn.

Mijn ervaring is dat dit hoofdstuk in het jaarverslag best lastig is voor scholen, omdat lang niet alle scholen de kwaliteit van het schoolexamen structureel evalueren of niet weten hoe zij dit kunnen doen. In het eerder genoemde blog over de werkwijze van de examencommissie heb ik verschillende manieren aangereikt waarmee de commissie deze borgende taak kan uitvoeren.

4. Advies over noodzakelijke en wenselijke verbeteringen

In het laatste hoofdstuk bespreek je als examencommissie de noodzakelijke en wenselijke verbeteringen. Een belangrijke tip bij het schrijven van dit hoofdstuk, is om een samenvatting te geven van de adviezen die uit de voorgaande hoofdstukken naar voren zijn gekomen. De adviezen hebben als doel om te komen tot een betere kwaliteit van de schoolexaminering. Ook kun je hier bijvoorbeeld adviezen toevoegen die zijn voortgekomen uit gesprekken met vaksecties, teamleiders, de examensecretaris en/of het ondersteunend personeel.

De VO-raad voegt hier als extra tip aan toe dat de examencommissie zelf de thema’s en vorm kan kiezen waarin de adviezen gegeven worden. Je kunt de adviezen aan de schoolleiding bijvoorbeeld ook presenteren tijdens een bijeenkomst, waardoor er direct ruimte ontstaat voor een dialoog over mogelijke oorzaken en oplossingen.

Bonustip: efficiënt vullen van het jaarverslag

Een belangrijke tip bij het schrijven van het jaarverslag is om de reflectie op de wettelijke taken niet pas aan het einde van het jaar te schrijven. Het is beter om dit gedurende het schooljaar bij te houden en deze, zodra een taak is afgerond, meteen in het jaarverslag op te nemen. Stel bijvoorbeeld dat het voorstel voor een examenreglement is besproken en afgerond, dan kunnen de bevindingen en verbetervoorstellen direct worden gerapporteerd in het jaarverslag. Hierdoor wordt het maken van het jaarverslag een beheersbare en doorlopende taak.

Meer weten?

Wil je meer weten over het schrijven van het jaarverslag of onze trainingen voor examencommissies, neem dan contact met ons op.